近年では、誕生日パーティー以外でもさまざまなパーティーが開かれるようになりました。日本にとってはまだまだ馴染みのないパーティー。いざ開こうとしても、要領が分からず失敗に終わってしまうこともあります。
今回は、パーティーを成功させるために大切な3つのポイントをご紹介します。
パーティーを企画するには
パーティーと一口にいっても、企業を招いて開催するパブリックパーティーをはじめ、個人が開催するプライベートパーティーなどが存在します。パーティー企画する際は、開催するパーティーがどういったものなのかをしっかり確認することが大切です。
企画を考えるときは、パーティーの目的や開催するパーティーの方向性をあらかじめ決めましょう。前もって企画を練ることによって、失敗することも少なくなります。開催ギリギリに準備を始めてしまうと、料理が人数分行き渡らなかったり、盛り上がりにかけるパーティーになったりしてしまうので注意が必要です。
またパーティーを主催する幹事は1人ではなく、複数で行うようにしましょう。幹事の役割は、日時や場所を決めるだけではなく、パーティー開催時の不足の事態などにも対応しなければなりません。幹事が複数人いることによって、不測の事態に対処しやすくなります。不測の事態には、パーティーの当日キャンセルや主役が倒れて欠席になるなど、さまざまな状況があります。パーティー自体をキャンセルしなければならなくなった場合も、幹事がすみやかに中止か延期かを決定しましょう。
さらに会場では招待客が慌てないように、確実な説明とお詫びをしなければなりません。幹事が1人だと手が回らなくなってしまう場合があるため、幹事は複数人で行いましょう。
ポイント①日時を決める
パーティーを開催する場合、まずは日時を決める必要があります。一般的にパーティーに参加してもらいやすいのは、土曜日や日曜日の休日です。しかし、パーティーの趣旨がビジネス関連などの場合は、平日の仕事終わりの方が良い場合もあります。
平日にパーティーを開くなら、月曜日と連休前後はタブーとされています。月曜日にパーティーを開くとなると、前日が日曜日になるため準備がしにくいといったデメリットがあります。さらに、招待客も月曜日の予定は忘れやすいとされています。連休前後も同様に、忘れやすい傾向にあります。連休の前日は旅行の準備などで、パーティーを欠席する方も多いので注意が必要です。パーティーの日時を決める際は、縁起などを気にする方もいるためお日柄の良い日を選ぶことをオススメします。
日時が決まれば、次にやるべきことは所要時間です。おおまかな所要時間と開催時間を設定しておきましょう。パーティーの受付についても、開催時間の30分前から行うと無難です。
ポイント②パーティーを開催する場所を決める
次に押さえておくべきポイントは、パーティー会場です。パーティーを開催するうえで、会場選びは企画のなかでも重要なポイントとなります。パーティーの趣旨に合わせた会場を選びましょう。会場の選び方は、まずは幹事が必ず現地調査を行うことが大切です。
電車や車でのアクセスのしやすさや、パーティーに女性客が多い場合はトイレの充実さなどを考えましょう。さらにパーティーの目的によって、立食か着席かも考えましょう。立食の場合は、足が疲れた方のために、椅子などの休憩スペースも確保しておくことが大切です。
パーティー会場を屋外にした場合は、雨天時についても考えておかなくてはなりません。雨天時はお店の中を使用させてもらえるかなどの調査や、ひさしなどで雨を防ぐことができるかなど、現地調査に行かなければ分からないこともあります。
ポイント③周到な準備が必要
パーティーを開く際は、しっかりとした用意が必要です。多くの方は、パーティーの計画をし、場所を予約したら何もせずに当日を迎えます。しかし、パーティーに招待する前に企画を完璧に近づけることで、「またパーティーに訪れたい」と思ってくれる方が増えます。
招待客がパーティーに来ただけで楽しめるほど、詳しいパーティー内容を相手に提示することで、その場を満足してくれるだけではなく、参加意欲を上げることができるのです。パーティーを開き、ただ招待客と楽しむだけでは成功したとはいえません。せっかく開くパーティーですから、相手が満足してまた来たいと思ってもらいたいですよね。そこで、パーティーを開いたら、招待客が到着した後も、おもてなしやお手伝い、案内を率先して行いましょう。
幹事の仕事はやることも多く、あらゆる事態に対応していかなければなりません。自分にとっての楽しみが一時的には無くなってしまうかもしれませんが、パーティー終了後の招待客の笑顔は、苦労しただけの甲斐があります。
まとめ
パーティーを開く際は、パーティーの趣旨や目的を把握し、状況に応じた会場で行いましょう。会場を選ぶ際にも、屋内か屋外かを考えなければなりません。パーティー会場にしたいお店や場所をしっかり見に行き、さまざまなシチュエーションに対応できる会場を選びましょう。また幹事は日時の取り決めや、パーティーを開いている間もしっかり役割を果たすことが大切です。招待客がまた次も来たいと思えるようなパーティーを開きましょう。
桜木町でパーティーを開催する場合は、レストランなどのお店を貸切すると、招待客の方も安心してパーティーに参加することができます。貸切できるお店は、貸切できる飲食店ランキングを活用して、一度探してみることをオススメします。