パーティーを開催する際、大人数になるとホームパーティーよりも、貸切できるお店の方が快適にパーティーをすることができます。幹事は貸切できるお店を探さなければなりませんが、選び方が分からず苦戦している方もいるのではないでしょうか。
会場選びは当日の招待客の数や、参加者の満足度、さらに幹事に対する評価にも関わってくるので非常に重要です。今回は、パーティーを開催する際に使用する、貸切店を選ぶポイントについてご紹介します。
当日のイメージに合ったお店を選ぶ
パーティー会場を予約するには、まずはどんな会場でパーティーをしたいのかを明確にしましょう。パーティーを開催するにあたって、趣旨や目的に合った会場を選ぶ必要があります。理想にあった会場のイメージと、パーティーの条件に合ったお店を選びましょう。理想のイメージによっては、レストラン以外でもカフェやホテル、ダイニングバーや居酒屋など、選べる貸切店は多くあります。どのお店もコンセプトや雰囲気がまったく違うので、最初にパーティーの条件を選んでおく必要があるのです。
お店を選ぶ上で注意してほしいことは、やみくもに会場を探さないことと、条件に当てはまっていないのに妥協することです。やみくもに会場を探すと、理想のパーティー会場を見つけることが困難になってしまいます。また、条件として提示したパーティー会場に当てはまっていないお店を選んでしまった場合、パーティー自体の趣旨が合わなくなってしまうこともあります。そうなると、またお店の選びなおしになってしまい、パーティーを予定した日にちギリギリになってしまう可能性もあるので注意しましょう。パーティーを行う際は、どういったお店がいいのかを十分に考え、イメージに合ったお店を選ぶことが大切です。
下見を必ずする
貸切店を予約する前に、必ず下見は行いましょう。パーティーを開催する際、幹事の段取りがどんなに良くても、当日の雰囲気やお店の料理などによっても印象を変えてしまいます。下見に行くことによって、当日のパーティー会場の雰囲気を確認することができます。理想のイメージに合ったパーティー会場だと思っても、下見をせずにいざパーティーを開いたときに、理想とは異なってしまっている場合もあります。理想のお店を複数絞ったら、次は下見を行いましょう。
下見をする上で確認すべきことは、会場の広さや天井の高さ、トイレの数や喫煙所の有無、アクセス面で優れているかどうかです。会場が狭いと招待客が多く、全員入った際にせまく動きづらくなることもあります。また、パーティーに参加する方の多くが女性の場合、トイレの数以外にもトイレの設備が充実しているかどうかも重要となります。下見を行う際は、あらかじめおおよその女性の人数を把握しておくと良いでしょう。
パーティーを開催する際に交通の便が良くなければ、招待客が不便に感じてしまいます。電車で足を運んでくれる方が多い場合は、駅の近くのお店を選択することで不満も少なくなります。車で足を運んでくれる方が多い場合は、駐車場が広いお店が良いでしょう。もし予約した際に、駐車場がないお店なら、あらかじめ参加者に駐車場が無い旨を伝えておくと、パーティー当日にトラブルにならずに済みます。
貸切店のルールを把握する
パーティー会場として利用したいお店を把握できたら、次は貸切店のルールを把握する必要があります。お店にはそれぞれルールがあります。特に予約時にルールがある場合が多く、把握していないと予約が取れないこともあるので注意しましょう。
パーティー会場とする場合、多くは貸切にするための予約をしなければなりません。貸切にするためには、電話やメールでの予約が必須となります。また貸切するのに当たって申込書が必要な場合や申込金が必要な場合があります。貸切を行う際は、事前に会場にするお店に連絡をし、ルールを聞いておくことをオススメします。
キャンセルはできるのか？
パーティー会場など、貸切予約をした後、やむを得ない理由でキャンセルする場合や、ほかに良い店を見つけた場合キャンセルを行います。基本的に貸切店の予約のキャンセルは可能です。しかし、お店によってはキャンセル料を請求する場合もあります。
また当日キャンセルは不可能でも事前のキャンセルは無料で行うお店もあります。キャンセルの有無や、キャンセルする際に料金がかかるかどうかは確実にお店側に聞いておきましょう。キャンセルについては、お店のルールと一緒に説明されることもあります。
お店側の話をよく聞き、不測の事態に対応できるようにしておきましょう。
まとめ
貸切店を選ぶ際は、やみくもに探すのではなく、パーティーを行う上でどのような趣旨かを明確にしましょう。理想のパーティー像をあらかじめ作っておくことで、お店の絞込みがしやすくなります。
桜木町で貸切店を利用する場合は、貸切ができるレストランランキングを確認することで、スムーズにお店を選ぶことができます。貸切ができるお店を探す際は、一度ご利用ください。