職場やプライベートでパーティーや宴会を開く際、幹事をしたことのない方は不安を感じてしまいます。特に社会人となると若い人が幹事をやる機会も増え、苦手意識を持っている方も多くいます。しかし、パーティーを成功させることによって普段では味わえない達成感を感じることもできるのです。
今回は、幹事になってパーティーが成功するか不安な方のために、成功するパーティーの開き方についてご紹介します。
幹事のやるべき仕事
幹事がパーティーを開くために、やらなければならない仕事は以下の7つです。
1.パーティーの趣旨・目的に合った内容を企画する
2.招待する相手を考える
3.場所や時期・時間を考える
4.会場を選ぶ
5.参加者への連絡
6.お店の予約
7.全員への連絡
パーティーは、パーティーを開く目的があるからこそ企画することになります。どういった目的でパーティーを開くのかを明確にしておくことで、雰囲気に合った会場をスムーズに選択することができます。
招待する相手もむやみやたらに招待するのではなく、どういった関係の人を呼びたいのかを明確にしていきましょう。会社の集まりの場合、会社全体が集まるのかなど規模もしっかり把握しておきましょう。パーティーに招待するお客さんや、パーティーの内容を決めたら次は時間帯や場所を指定します。間違いがないようにしっかり確認をして、参加する方に伝えましょう。参加者に場所や時間帯を伝える際は、大まかな予算も一緒に連絡をし、誰が来られるのかだいたいの出欠確認を取りましょう。
出欠確認を取る際は、返答期限を設けることで連絡が来易くなります。人数がある程度決まればお店の予約の段階に入ります。
お店の予約の仕方
お店の予約は、パーティーに出席してくれる方と予算に気をつけましょう。当日必ずパーティーに出席してくれるとは限りませんが、出欠確認を取った際に「出席」とされた方の席は確保しなければなりません。
予算についても、開催するパーティーに集まる年齢層や内容によっても予算は大きく変動します。年配の方が多い場合は金額よりもパーティーの内容を重視し、若者が多い場は比較的値段を抑えたパーティーを開くことを意識しましょう。
予算は1人あたり5,000円以内を意識し、料理が安っぽくならず気軽に食べられるようなパーティーを想定すると分かりやすいです。フォーマルなパーティーを企画するのであれば、チェーン店などの居酒屋ではなくバーやすこし落ち着いた雰囲気のレストランでのパーティーなど、時と場合で選び分けましょう。
お店の予約をする際に注意しなければならないのは、キャンセル料などの発生や団体の貸切ができるかどうかなどの確認です。お店によっては申込書や申込金が必要な場合もあります。予約をする前にお店に直接、キャンセル料金や予約にあたってのルールを確認するようにしましょう。
パーティー出席者への連絡方法
お店の予約が済んだら、パーティーに参加する方に連絡をしましょう。連絡をする際には、口頭だと忘れてしまう場合があるので、メールなどの形に残るような連絡手段をとりましょう。お店の予約が済んだ時点での連絡は、確実な出欠確認を行うために必要です。
幹事が参加者に伝えるべきなのは以下の5つの点です。
1.パーティーの趣旨
2.日時
3.場所
4.予算
5.当日の服装
当日の服装に関しては、正式な場ではなく気軽なパーティーであれば記載しなくても良いでしょう。会社の宴会も同様に、服装にこだわりがなければ連絡はしなくても大丈夫です。予算については、おおよその範囲でも記載しておきましょう。人によっては金額によって出欠を考える方もいます。このときの連絡は、欠席者のみの連絡をもらうようにするとややこしくなくスムーズに確認することができます。返答期日もしっかり設けておきましょう。
トラブルの対応
パーティーを開催すると、ほとんどの確率でトラブルが発生します。一番多い事態が参加人数の当日変更です。人によっては急な用事や体調不良などで、参加できなくなることもあります。
また、来られないはずの人が当日に来られることになる可能性もあります。幹事としては少し不快に感じてしまう場面ではありますが、パーティーを開催する際には人数の変動が起こることを予め予想しておきましょう。
当日の人数変動でも、多くの場合は団体のお客様ということで余裕を持った席取りをしてもらえていることが大半です。焦らず、まずはお店側に当日の最終人数を確実に伝えて相談しましょう。
次に多いトラブルは出席者の遅刻です。待ち合わせの時間に予定通り来る方がほとんどですが、予約時間の兼ね合いから大幅な遅刻で予定が狂うこともあります。遅刻された方について予めメールで伝えておいたり、10分前の時間を待ち合わせ時間にしたりするなどといった対策が必要となります。
まとめ
パーティーを開く上で、やはり幹事は成功させたいと考えるでしょう。パーティーを成功させることによって、幹事の仕事にやりがいを感じ率先して企画を立てることが得意になることもあります。
成功するまでは不安がありますが、最後まで気を抜かずにやりきることで失敗せずに楽しいパーティーを開くことができます。桜木町でパーティーを開催する際は貸切できるお店ランキングを確認することで、スムーズにお店を見つけることができます。